Secrétaire de direction - Services sociaux Poste régulier à temps complet - 35 heures par semaine

NATURE DE LA FONCTION Sous l’autorité du Directeur des services sociaux, le titulaire du poste accueille, dirige les visiteurs et assure la réception téléphonique pour le personnel du service. Il soutient les employés de son service dans les tâches de secrétariat. Il assure la planification, l'organisation et la réalisation du travail de bureau. Il organise les réunions du service en charge la logistique s’y rattachant. Il traite et assure le suivi de la correspondance pour le personnel du service. Il s’assure que le système de gestion documentaires est à jour et s’assure de l’application et du respect de la politique de consultation des dossiers et du calendrier de conservation des dossiers. Il reçoit, distribue et expédie le courrier et les colis pour le personnel cadre du service. Il évalue les besoins et assure l’approvisionnement en fourniture et matériel divers, tel que prévu dans la politique de gestion financière. Il vérifie les factures du service, les fait autoriser par le directeur du service ainsi que les comptes de dépenses. Il s’assure de la coordination du transport des bénéficiaires et des intervenants. Il gère et assure le suivi de l'agenda du personnel cadre du service. Il accompagne le personnel cadre du service lors de réunions et assure un suivi auprès des personnes responsables de la mise en oeuvre des décisions qui y sont prises. Il saisit et met en forme différents documents (ordres du jour, comptes rendus, rapports etc.). Il assume divers mandats ponctuels ou spéciaux confiés par le personnel cadre du service. Finalement, il contribue à la bonne marche des activités de l'organisation et au maintien d'un climat de travail axé sur l'entraide de même que la collaboration.
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